Privacy binnen SKOSS-KPOA

SKOSS-KPOA verwerkt van al haar leerlingen persoonsgegevens. SKOSS-KPOA vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. SKOSS-KPOA is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?

SKOSS-KPOA verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en de leerplichtambtenaar.

Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.

Welke gegevens verwerken wij van uw kind?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken, kunt u lezen in het document categorieën van persoonsgegevens. Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties.

Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, het samenwerkingsverband en de accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen maar bij een andere organisatie, of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van SKOSS-KPOA. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin onder andere is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Gegevens uit de leerlingadministratie worden over het algemeen bewaard tot 5 jaar na uitschrijving. 

Welke rechten hebben ouders?

Als ouders heeft u een aantal op rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.

Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van SKOSS-KPOA. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen. SKOSS-KPOA zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens. Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering digitaal, schriftelijk of mondeling indienen bij het MT van de school. Alleen de wettelijke vertegenwoordigers van een leerling zijn bevoegd om een verzoek in te dienen. De identiteit van de verzoeker moet duidelijk zijn. Het MT van de school kan vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de verzoeker.
De school geeft binnen één maand na het indienen van het verzoek een antwoord op uw verzoek. De school kan met opgaaf van reden laten weten dat er meer tijd nodig en deze termijn verlengen met maximaal twee maanden.

Als u het niet eens bent met een afwijzing, kunt u bezwaar maken bij de Functionaris Gegevensbescherming van SKOSS-KPOA (FG@skoss-kpoa.nl) Deze zal uw bezwaar in behandeling nemen en binnen één maand een antwoord geven.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (FG@skoss-kpoa.nl). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiligingsincidenten en datalekken

SKOSS-KPOA heeft een Meldpunt beveiligingsincidenten en datalekken ingesteld en een bijbehorend protocol beveiligingsincidenten en datalekken opgesteld dat beschrijft welke stappen genomen dienen te worden wanneer er een (mogelijk) beveiligingsincident wordt geconstateerd waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. U kunt een (mogelijk) beveiligincident of datalek via dit formulier melden bij onze privacy officer.

Contactgegevens SKOSS-KPOA

Amsterdamseweg 41, 
3812 RP Amersfoort, 
tel.nr. 033-2570645, 
E-mail: info@skoss-kpoa.nl 

Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder)
Dhr. W. Roelofs, voorzitter College van Bestuur SKOSS-KPOA

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming: FG@skoss-kpoa.nl